PADANG LAWAS UTARA — Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Padang Lawas Utara melaksanakan kegiatan Pemusnahan Arsip dalam rangka mewujudkan penataan dan pengelolaan arsip yang efektif, efisien, tertib, dan aman. Kegiatan ini menjadi salah satu langkah dalam meningkatkan kualitas tata kelola kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Padang Lawas Utara.
Kegiatan tersebut dihadiri oleh Bupati Padang Lawas Utara yang diwakili oleh Asisten Administrasi Umum (Asisten III). Turut hadir para Pimpinan Organisasi Perangkat Daerah (OPD), Asisten Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat (Asisten I), Pimpinan Inspektorat, serta Kepala Bagian Hukum Kabupaten Padang Lawas Utara.
Asisten Administrasi Umum Buka Kegiatan
Kegiatan diawali dengan sambutan pembuka oleh Asisten Administrasi Umum (Asisten III) Eva Sartika Siregar, S.H., M.Kn. yang mewakili Bupati Padang Lawas Utara.
Dalam sambutannya, Asisten Administrasi Umum menyampaikan bahwa arsip merupakan bagian penting dalam penyelenggaraan pemerintahan karena menjadi sumber informasi, bahan pertanggungjawaban, serta bukti pelaksanaan administrasi pemerintahan.
Pengelolaan arsip yang baik perlu dilakukan secara terencana dan berkesinambungan, termasuk melalui kegiatan penyusutan dan pemusnahan arsip yang telah memenuhi persyaratan. Pemusnahan arsip diharapkan dapat menciptakan pengelolaan arsip yang lebih tertib serta menghindari terjadinya penumpukan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna.
“Pengelolaan arsip yang tertib merupakan bagian penting dalam mendukung penyelenggaraan pemerintahan yang efektif dan efisien. Oleh karena itu, setiap perangkat daerah diharapkan memiliki komitmen untuk mengelola arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku, termasuk dalam melaksanakan penyusutan dan pemusnahan arsip,” ujar Asisten Administrasi Umum dalam sambutannya.
Ia juga menekankan pentingnya menjaga keamanan informasi dalam setiap tahapan pengelolaan arsip. Arsip yang masih memiliki nilai guna harus dijaga dan dipelihara dengan baik, sementara arsip yang telah memenuhi ketentuan untuk dimusnahkan harus dilakukan secara tepat dan bertanggung jawab.
Kepala Dinas: Pemusnahan Arsip Bagian dari Penataan Kearsipan
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Padang Lawas Utara Budi Alamsyah Hasibuan, SE. M.A.P dalam sambutannya menyampaikan bahwa kegiatan pemusnahan arsip merupakan bagian dari proses penyusutan arsip yang bertujuan menciptakan pengelolaan kearsipan yang lebih efektif, efisien, dan aman.
Menurutnya, pemusnahan arsip tidak hanya bertujuan mengurangi jumlah arsip yang tersimpan, tetapi juga memastikan bahwa arsip yang masih memiliki nilai guna tetap terpelihara dan dapat ditemukan kembali dengan mudah ketika dibutuhkan.
“Pemusnahan arsip merupakan bagian dari penataan dan penyusutan arsip. Pelaksanaannya harus dilakukan secara selektif, tertib, dan sesuai dengan prosedur, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam menentukan arsip yang akan dimusnahkan,” ungkap Kepala Dinas.
Lebih lanjut, Kepala Dinas berharap kegiatan tersebut dapat menjadi momentum untuk meningkatkan kesadaran seluruh perangkat daerah mengenai pentingnya tertib arsip. Setiap OPD diharapkan dapat melakukan pengelolaan arsip secara sistematis mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan hingga penyusutan arsip.
Wujud Komitmen Mewujudkan Tertib Arsip
Kegiatan pemusnahan arsip ini juga menjadi bentuk komitmen Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Padang Lawas Utara dalam mendukung terciptanya tata kelola pemerintahan yang baik melalui pengelolaan arsip yang profesional.
Dengan dilaksanakannya pemusnahan arsip secara terencana dan sesuai ketentuan, diharapkan dapat mengurangi penumpukan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, mengoptimalkan ruang penyimpanan, meningkatkan efisiensi kerja, serta menjaga keamanan informasi yang terdapat dalam arsip.
Kehadiran para Pimpinan OPD, Pimpinan Inspektorat, dan Kepala Bagian Hukum dalam kegiatan tersebut turut memperkuat sinergi antarperangkat daerah dalam mewujudkan tertib administrasi dan tata kelola kearsipan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Padang Lawas Utara.
Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Padang Lawas Utara berkomitmen untuk terus memberikan pembinaan dan mendorong seluruh perangkat daerah agar semakin tertib dalam mengelola arsip. Dengan pengelolaan arsip yang efektif, efisien, dan aman, diharapkan arsip dapat memberikan manfaat maksimal dalam mendukung pelaksanaan tugas pemerintahan serta pelayanan kepada masyarakat.
Kegiatan kemudian dilanjutkan dengan proses pemusnahan arsip sesuai dengan tahapan dan prosedur yang telah ditetapkan.